Formación y Capacitación en los Sistemas de Gestión

El apartado de formación ha sido desde el principio de los Sistemas de Gestión, y en especial los de calidad, un elemento a considerar dentro de los procesos de apoyo de las organizaciones.

Tanto el control de la formación como de la capacitación de nuestro personal constituyen un pilar fundamental para el desarrollo correcto de las diferentes operaciones que conforman los diversos procesos de cualquier entidad. Su correcta gestión y desarrollo continuo se constituye en el actual siglo XXI como una de las principales fuentes de ventaja competitiva por parte de las empresas.

Las organizaciones y los Sistemas de Gestión

Desde el punto de vista de los sistemas de gestión, las organizaciones deben delimitar primeramente las responsabilidades del personal acorde a los procesos donde interviene su trabajo.

Por otro lado, se da la necesidad de diseñar y mantener un organigrama funcional claro donde la línea jerárquica en las entidades no lleve a confusiones. A partir de estos dos puntos se pueden editar los correspondientes perfiles de puesto para cubrir las diferentes funciones del organigrama junto con los requerimientos necesarios para efectuar los correspondientes trabajos con eficiencia.

Requisitos de los Sistemas de Gestión

Teniendo en cuenta estos parámetros los actuales sistemas de gestión delimitan una serie de requisitos mínimos curriculares para el personal de acuerdo al correspondiente puesto de trabajo a ejercer en la empresa, así como una secuencia mínima de formación y capacitación inicial.

En muchos casos se hace vía manual de bienvenida o documento similar que recoge la información principal de la empresa y que el trabajador de nueva incorporación debe conocer. Generalmente el proceso de formación incluye la tutoría durante un tiempo determinado por parte de algún compañero experimentado y/o su seguimiento por parte de algún responsable de la organización directamente relacionado con el área correspondiente.

La Gestión de la Calidad y las Normas ISO

La última versión de la Norma ISO 9001 de calidad aprobada a finales de 2015 ha reforzado la necesidad del cumplimento del requisito de capacitación y el correspondiente desarrollo curricular por parte de las organizaciones acreditadas como punto de apoyo para el correcto trabajo a desempeñar por su personal y ha situado en primera línea en control y correcto desarrollo por parte de las entidades de este proceso.

Por otro lado, y además de la correspondiente formación inicial las organizaciones deben programar, controlar y evaluar la correspondiente formación continua que se va llevando a cabo en las empresas como parte de la actualización necesaria de las habilidades del personal para ir haciendo frente a la evolución del mercado, los cambios tecnológicos y su propio desarrollo profesional.

La importancia de la valoración de las acciones

En relación con este punto debemos considerar por un lado la necesidad de efectuar una valoración de la actuación formativa efectuada como la cada vez más participación de entidades externas (colaboradores) en las acciones formativas.

El primer punto nos obliga a marcar dinámicas de evaluación de la formación efectuada en la mayoría de los casos mediante la comprobación de la consecución de los objetivos propuestos por la formación y apoyándonos en encuestas de valoración efectuadas por parte del personal formado.

En relación con los colaboradores formativos destacarse que deben considerarse como proveedores del sistema de gestión y en no pocas ocasiones como de carácter estratégico como consecuencia de la existencia y programación de muchas actuaciones formativas dentro de acciones de mejora u objetivos de las organizaciones.

Los objetivos de los Sistemas de Gestión

Este último punto ha ido ganando enteros en los últimos años como consecuencia de la fuerte incorporación de las actuaciones formativas y la selección de organizaciones o consultores especializados para su desarrollo en las empresas de un modo relacionado (o como etapa) en el desarrollo y consecución de los objetivos estratégicos de la organización planifica.

Las organizaciones actuales están incluyendo requisitos de capacitación para su personal dentro del planteamiento anual de sus acciones estratégicas como punto importante en la consecución correcta de dichas actuaciones. 

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