Esto debes saber sobre los Software de Gestión

En el día a día, cualquier empresa, independientemente del sector en el que opere, debe hacer frente a un gran volumen de labores que se podrían optimizar. Es por este motivo que surgen los Software de Gestión, con el objetivo de dar respuesta a esta necesidad por parte de las organizaciones.

Un Software de Gestión es una herramienta informática que permite a las empresas administrar y optimizar su Sistema de Gestión mediante una aplicación con la que pueden automatizar tareas o llevar a cabo un control exhaustivo de sus procesos, entre otras funciones.

De esta forma, las organizaciones consiguen optimizar sus recursos y aumentar la productividad en sus procesos, y todo ello teniendo un seguimiento en tiempo real de los distintos procesos que ocurren como consecuencia del desarrollo de la actividad.

Características de un Software de Gestión

Si bien es cierto que este tipo de herramientas poseen varias características, en Unifikas hemos querido destacar las que para nosotros son las más importantes, en base a nuestra experiencia de más de 25 años en este sector.

Adaptado a las necesidades: Un buen Software de Gestión es capaz de adaptarse a los requisitos de cada organización, de forma que permite un crecimiento conjunto y escalable.
Fácil de usar: Este tipo de herramienta se caracteriza por ser muy intuitiva y fácil de usar, por lo que no requiere de mucho tiempo para saber dominarla y “exprimirla” al máximo.
Integrable: Por lo general, una solución como esta es fácilmente integrable con aquellas herramientas y aplicaciones que esté utilizando la empresa en la actualidad.
Colaborativo: Un Software de Gestión facilita la colaboración entre los equipos, al estar toda la información reunida en un mismo punto.

8 Beneficios de implementar un Software de Gestión

Como habrás podido intuir, contar con un buen Software de Gestión supone una serie de beneficios para tu organización. A continuación te compartimos los que para nosotros son los 8 beneficios más importantes derivados del uso de esta herramienta.

La normalización que se alcanza en el desarrollo de los diversos procesos de la entidad, ya que todos los datos que genera y demanda el sistema se introducen bajo los mismos parámetros definidos por la propia aplicación. El acceso a la información también se efectúa bajo estándares normalizados, todos los registros del mismo proceso tendrán los mismos campos.
La flexibilidad que se logra en la gestión de los permisos de acceso a la información por parte de los miembros de la organización. La consideración de factores como la privacidad de la información y la situación de cada persona en el organigrama de la organización quedan gestionadas correctamente en este tipo de sistemas.
La garantía que se ofrece en relación a la información relevante que pueda verse afectada por normativa de prevención de riesgos o políticas de seguridad de la información.
Acceso a la información “antigua” gestionada hace años pero que en un determinado momento pueda tener relevancia para la organización en su toma de decisiones: tratamiento de anteriores desviaciones, históricos de facturación o compras efectuadas, evolución de valores de referencia del sistema, etc.
Copias de seguridad, mediante las cuales se dispone de una garantía de duplicación de la información. En este punto el trabajo en la nube ha abierto un escenario importante en relación a las dinámicas de almacenamiento de datos, su necesidad física y la posibilidad de soporte ante una hipotética necesidad de recuperación de información.
Acceso en tiempo real desde cualquier punto de la organización, por parte de directivos y responsables, a la evolución de cualquier actividad o proceso de la organización.
Relación inmediata y directa entre los diversos estamentos y procesos de la empresa, al compartir información que es necesaria para cada ámbito particular, pero también para los compañeros de trabajo.
Permiten el acceso rápido a la normativa o legislación relacionada con la operativa de la empresa.

Importancia de los Software de Gestión en las organizaciones actuales

Los Software de Gestión se han situado en los últimos años como una herramienta indispensable en muchas organizaciones. Se configuran como punto de partida para toda su gestión documental, control de la información de la empresa y garantía de accesibilidad a la misma.

Su desarrollo se ajusta a las necesidades de cada organización, informatizando los datos de cada uno de los procesos de la entidad y enlazando la información vinculada entre un proceso y el siguiente.

De esta forma se facilita la introducción de datos en el sistema y se asegura el acceso a la información necesaria desde diferentes partes de la empresa. El Software de Gestión actúa como una especie de “tela de araña” donde toda la información está a la vez disponible para su consulta y compartimentada por cada área de la organización.

Software de Gestión como herramienta de apoyo para la toma de decisiones estratégicas

Integrados en los sistemas de gestión de calidad, medio ambiente, prevención o seguridad de la información, los Software de Gestión constituyen una fuerte herramienta de apoyo para el análisis de los datos de la organización.

La información suministrada nos informa de la evolución de los diferentes procesos que conforman la organización. Este tipo de herramienta se convierte, por tanto, en una fuente de información controlada por la empresa y en punto de comienzo para la toma de decisiones estratégicas por parte de la Dirección.

Su desarrollo debe efectuarse en base a las necesidades de la organización y considerando en todo momento el sector y negocio en la que ésta se desarrolla, con el objetivo de desarrollar todo su potencial al ajustarse a la perfección a la estructura de la entidad.

Unifikas, Software de Gestión

Desde Unifikas, y en base al conocimiento que hemos adquirido durante más de 25 años en este sector, hemos querido adaptarnos a las necesidades de nuestros clientes, desarrollando dos tipos de soluciones.

Por un lado, hemos desarrollado una Plataforma de Gestión Integrada, gracias a la cual podrás gestionar diferentes normas o estándares de certificación a través de una única herramienta.

Y por otro lado, buscando satisfacer necesidades más específicas, hemos creado distintas soluciones modulares con las que podrás abordar áreas más concretas como la Calidad, PRL, Medioambiente, Alimentación y Compliance.

Si quieres saber más sobre Unifikas, pulsa aquí. O si lo prefieres, también puedes ver el último caso de éxito del Software de Gestión Unifikas con B:SM (Barcelona de Serveis Municipals).