¿Por qué debes utilizar un Software de Gestión?

¿Por qué debes utilizar un Software de Gestión?
10 / 10 / 2022

En los últimos años la evolución de los diferentes sistemas de gestión ha conllevado un aumento del conjunto de información a gestionar y controlar por los mismos.

 

Desde la propia documentación que conforma el Sistema de Gestión (manuales, procedimientos operativos e instrucciones técnicas), toda la documentación no generada por la organización, pero empleada por la misma en el desarrollo de sus trabajos (normativa, fichas técnicas, etc.) y finalmente los propios registros que conforman la información documentada de los sistemas de gestión (pedidos, albaranes, encuestas, etc.), todos han ido incrementado su volumen.

 

Por otro lado, la posibilidad de acceder a la información del sistema de gestión se ha convertido en una necesidad del día a día de las organizaciones actuales, por lo que la disposición de la información correspondiente se sitúa como un factor indispensable para el correcto desarrollo de las actividades gestionadas por la empresa.

 

Importancia de los Software de Gestión en las organizaciones actuales

 

Los Software de Gestión se han situado en los últimos años como una herramienta indispensable en muchas organizaciones. Se configuran como punto de partida para toda su gestión documental, control de la información de la empresa y garantía de accesibilidad a la misma.

 

Su desarrollo se ajusta a las necesidades de cada organización, informatizando los datos de cada uno de los procesos de la entidad y enlazando la información vinculada entre un proceso y el siguiente.

 

De esta forma se facilita la introducción de datos en el sistema y se asegura el acceso a la información necesaria desde diferentes partes de la empresa. El Software de Gestión actúa como una especie de “tela de araña” donde toda la información está a la vez disponible para su consulta y compartimentada por cada área de la organización.

 

Las 8 principales ventajas de implementar un Software de Gestión

 

  • La normalización que se alcanza en el desarrollo de los diversos procesos de la entidad, ya que todos los datos que genera y demanda el sistema se introducen bajo los mismos parámetros definidos por la propia aplicación. El acceso a la información también se efectúa bajo estándares normalizados, todos los registros del mismo proceso tendrán los mismos campos.
  • La flexibilidad que se logra en la gestión de los permisos de acceso a la información por parte de los miembros de la organización. La consideración de factores como la privacidad de la información y la situación de cada persona en el organigrama de la organización quedan gestionadas correctamente en este tipo de sistemas.
  • La garantía que se ofrece en relación a la información relevante que pueda verse afectada por normativa de prevención de riesgos o políticas de seguridad de la información.
  • Acceso a la información “antigua” gestionada hace años pero que en un determinado momento pueda tener relevancia para la organización en su toma de decisiones: tratamiento de anteriores desviaciones, históricos de facturación o compras efectuadas, evolución de valores de referencia del sistema, etc.
  • Copias de seguridad, mediante las cuales se dispone de una garantía de duplicación de la información. En este punto el trabajo en la nube ha abierto un escenario importante en relación a las dinámicas de almacenamiento de datos, su necesidad física y la posibilidad de soporte ante una hipotética necesidad de recuperación de información.
  • Acceso en tiempo real desde cualquier punto de la organización, por parte de directivos y responsables, a la evolución de cualquier actividad o proceso de la organización.
  • Relación inmediata y directa entre los diversos estamentos y procesos de la empresa, al compartir información que es necesaria para cada ámbito particular, pero también para los compañeros de trabajo.
  • Permiten el acceso rápido a la normativa o legislación relacionada con la operativa de la empresa.

 

Software de Gestión como herramienta de apoyo para la toma de decisiones estratégicas

 

Integrados en los sistemas de gestión de calidad, medio ambiente, prevención o seguridad de la información, los Software de Gestión constituyen una fuerte herramienta de apoyo para el análisis de los datos de la organización.

 

La información suministrada nos informa de la evolución de los diferentes procesos que conforman la organización. Este tipo de herramienta se convierte, por tanto, en una fuente de información controlada por la empresa y en punto de comienzo para la toma de decisiones estratégicas por parte de la Dirección.

 

Su desarrollo debe efectuarse en base a las necesidades de la organización y considerando en todo momento el sector y negocio en la que ésta se desarrolla, con el objetivo de desarrollar todo su potencial al ajustarse a la perfección a la estructura de la entidad.

 

Unifikas como el Software de Gestión idóneo para tu organización

 

Habrás podido comprobar la importancia que tiene hoy en día disponer de un Software de Gestión en tu organización. Es por esto que hemos creado Unifikas, un Software de Gestión con el que podrás gestionar las diferentes normas o estándares de calidad de una forma muy sencilla.

 

Diseñado sobre el modelo ISO, con esta herramienta podrás homogeneizar y compartir procedimientos, tener en todo momento una visión global de la situación de tu organización y lograr una integración completa con los sistemas y dispositivos que empleas actualmente.

 

Unifikas aportará 3 beneficios fundamentales a tu organización. Reducción de costes, al disponer de una herramienta única mucho más eficiente y fácil de usar para los usuarios. Mejora de la productividad, al reducirse las tareas administrativas y homogeneizarse los procedimientos de gestión. Y finalmente, mejora en la colaboración y comunicación, al disponer de forma inmediata de información actualizada en tiempo real, indicadores, informes o seguimientos de distintas actividades, entre otras funciones.

 

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