RETO
MEDIOAMBIENTE. Digitalización del Sistema de Gestión Medioambiental.
SECTOR
Servicios.
CASO DE USO
Integrador transversal de servicios que impulsa el crecimiento y el desarrollo sostenible de los clientes y la sociedad a través de soluciones eficientes, flexibles y seguras. Cuenta con más de 27.000 personas que trabajan cada día para ofrecer soluciones innovadoras e inteligentes para los sectores especializados de Transporte, Industria, Salud, Facility Management y Energía.
Su diversidad de servicios, dispersión geográfica de centros de trabajo e incorporación de nuevos trabajadores hacía necesario contar con una herramienta capaz de: incorporar esos nuevos centros de forma ágil, trasladar de manera homogénea los procedimientos de gestión en materia de calidad y medioambiente a todos los centros y dotar a los gestores de herramientas de seguimiento y de análisis permanentemente actualizadas.
LA SOLUCIÓN UNIFIKAS
El cliente buscaba una herramienta que le ayudara a digitalizar y optimizar su sistema de gestión de medioambiente (y calidad), permitiéndole tener una visión actualizada en todo momento sobre la situación del conjunto de los servicios que presta en múltiples centros de trabajo de todo el país.
Analizadas e identificadas las necesidades, nuestro equipo trabajó en el desarrollo de una herramienta que permitiera a la organización ser capaz de digitalizar toda la gestión documental medioambiental, definiendo documentos corporativos, documentos a nivel de línea de negocio y documentos a nivel de centro de trabajo. Con Unifikas podrían controlar los flujos de validación y distribución de cada uno de los documentos, garantizando que en todo momento los usuarios finales dispondrían de la información actualizada.
Una parte importante de la labor de los gestores corporativos se basa en la realización de auditorías periódicas en todos los centros de trabajo. Por tanto, a través de los módulos de no conformidades y de auditorías, la compañía puede realizar las auditorías basándose en listas de chequeo corporativas mediante las que pueden obtener todas las evidencias. El uso del check list puede realizarse desde un dispositivo móvil que permite adjuntar fotografías o comentarios de manea muy ágil y sencilla. Todos estos resultados pueden explotarse después de manera centralizada comparando así, por ejemplo, la situación de los diferentes centros de trabajo de un área geográfica o de una línea de negocio.
En cuanto a las no conformidades, nuestra solución permite cubrir diferentes tipos de cuestiones a analizar y resolverlas desde las propias no conformidades de auditoría (interna, externa, de cliente, a proveedor).
Con Unifikas, el cliente puede llevar una gestión detallada de la identificación de aspectos en cada centro de trabajo, realizar la imputación de cantidades de cada uno de ellos y obtener de forma semi-automática la evaluación del impacto ambiental anual de cada centro de trabajo. El cálculo de este impacto ambiental también se ha configurado para que se pueda realizar exactamente en base a la metodología definida y aprobada a nivel corporativo por la organización
BENEFICIOS
La solución ha aportado al cliente diversos beneficios, entre los cuales destacan:
- Homogeneización de los procedimientos dentro de todo el grupo, de manera que los aspectos de gestión en materia medioambiental y de calidad sean transversales.
- Acceso a información de forma inmediata, online y disponiendo de indicadores y análisis actualizados en todo momento.
- Información centralizada, consolidada y compartida de forma totalmente segura y controlada.
- Seguimiento actualizado del estado de todos los elementos gestionados.
- Envío de comunicaciones a los usuarios y mejora de la comunicación bidireccional entre los centros y la central.
- Trazabilidad y fiabilidad de la información.