La gestión documental puede convertirse en un verdadero caos si no se cuenta con una estructura eficiente. Es aquí donde entran en juego los Sistemas de Gestión Documental, una herramienta diseñada para organizar, almacenar y recuperar documentos de manera rápida y segura.

Pero ¿cómo funcionan realmente y por qué son clave para mejorar la productividad en cualquier empresa? En el artículo de hoy te ayudaremos a entenderlo de manera clara y sencilla.

¿Cómo funcionan los Sistemas de Gestión Documental?

Los Sistemas de Gestión Documental trabajan siguiendo un flujo de procesos bien definido que optimiza la gestión de documentos. Este flujo está compuesto por las siguientes seis fases:

1. Captura de documentos

Lo primero que hace un Sistema de Gestión Documental es recibir y almacenar documentos. Esto puede incluir:

• Archivos digitales (PDF, Word, Excel, imágenes, correos electrónicos).
• Documentos escaneados (facturas, contratos, formularios en papel).
• Información proveniente de otras aplicaciones empresariales (ERP, CRM).

Gracias a tecnologías como el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), los documentos escaneados se pueden convertir en texto editable y “buscable”, eliminando la necesidad de revisar documentos manualmente.

2. Clasificación e Indexación

Una vez almacenado, el sistema asigna etiquetas o metadatos a cada documento, lo que permite clasificarlos de manera eficiente. Por ejemplo, si subes una factura, el sistema puede detectar automáticamente el proveedor, la fecha de emisión o el importe total, entre otros campos.

Aquí también entra en juego la Inteligencia Artificial, ya que algunos sistemas modernos pueden aprender a reconocer patrones en los documentos y clasificarlos automáticamente sin intervención humana.

3. Almacenamiento seguro

Los Sistemas de Gestión Documental almacenan la información en servidores seguros, ya sea en la nube o en servidores locales dentro de la empresa. Además, cuentan con sistemas de control de versiones, lo que significa que siempre puedes acceder a versiones anteriores de un documento en caso de errores o modificaciones accidentales.

También permiten definir permisos de acceso, asegurando que solo las personas autorizadas puedan ver o editar determinados archivos.

4. Búsqueda y recuperación

¡Aquí está la magia de los SGD! Encontrar documentos en segundos. Gracias a su potente motor de búsqueda, puedes localizar cualquier archivo usando palabras clave, fechas, categorías o incluso texto dentro del documento.

Es como tener un "Google" interno que te ayuda a recuperar información de forma instantánea, sin necesidad de perder tiempo navegando entre carpetas.

5. Gestión del ciclo de vida del documento

No todos los documentos deben guardarse para siempre. Estas herramientas permiten establecer políticas de retención y eliminación automática, asegurando que la empresa cumpla con regulaciones como el RGPD y otras normativas de almacenamiento de datos.

Por ejemplo, un contrato puede programarse para que se elimine automáticamente después de un período de tiempo determinado o para que se archive cuando ya no sea necesario.

6. Colaboración y flujo de trabajo

Los mejores Sistemas de Gestión Documental no solo almacenan documentos, sino que también permiten que los equipos trabajen juntos de manera eficiente, gracias a la posibilidad de:

• Compartir documentos con compañeros sin necesidad de enviar interminables correos electrónicos.
• Asignar tareas a diferentes usuarios.
• Automatizar aprobaciones (por ejemplo, un contrato puede pasar automáticamente por diferentes departamentos para su validación).

Todo esto hace que se eliminen cuellos de botella y mejora la productividad del equipo.

¡Es hora de implementar un Sistema de Gestión Documental!

Si tu empresa aún depende de documentos en papel, archivos dispersos o procesos manuales para gestionar información clave… ¡es momento de dar el salto a la digitalización!

En la actualidad, para dar cobertura a los procedimientos exigidos por las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 y otras certificaciones, necesitas una solución digital flexible y potente.

En este contexto, Unifikas es la herramienta ideal para centralizar la gestión documental, automatizar procesos clave y garantizar la trazabilidad de toda la información en tu organización.

¡Pulsa ahora en el banner inferior y solicita una demostración gratuita!