La gestión documental es un aspecto esencial para cualquier empresa, especialmente cuando se busca cumplir con las Normas ISO.

Archivar documentos de manera eficiente no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también optimiza la organización interna, mejora la accesibilidad de la información y reduce el riesgo de pérdida de datos cruciales.

Si te estás preguntando cómo se archivan los documentos en una empresa, este artículo te brindará la respuesta que estás buscando, con un enfoque particular en la gestión documental para Normas ISO.

¿Cómo archivar documentos en una empresa?

Archivar documentos de forma efectiva en una empresa es un proceso que requiere de organización, planificación y el uso de ciertas herramientas adecuadas para facilitarnos todo este proceso.

A continuación, te detallamos los pasos que debes seguir para archivar los documentos de tu organización de la forma más eficiente posible:

1. Clasifica tus documentos

Clasificar correctamente los documentos es el primer paso para una gestión documental efectiva.

Esto implica organizar los documentos por tipo, relevancia y área de la empresa a la que pertenecen, asegurando que cada documento se pueda encontrar fácilmente cuando sea necesario.

El uso de etiquetas y metadatos puede facilitar aún más esta tarea, permitiéndonos una búsqueda rápida y precisa.

2. Crea un sistema de archivos estructurado

Este punto incluye la creación de carpetas y subcarpetas organizadas según la estructura de la empresa y sus procesos.

En el contexto de las Normas ISO, es importante que este sistema esté alineado con los requisitos de gestión documental, garantizando que los documentos relacionados con la calidad, seguridad y otros aspectos normativos estén siempre accesibles, actualizados y categorizados.

3. Establece políticas de retención y eliminación

Las políticas que definamos deben especificar cuánto tiempo se deben conservar los documentos antes de ser archivados o eliminados.

Además, es vital asegurar que la eliminación de documentos se realice de manera segura, protegiendo la información confidencial mediante la destrucción adecuada de los documentos en papel y la eliminación segura de los archivos digitales.

4. Digitaliza los documentos

La digitalización es un elemento clave si queremos beneficiarnos de aspectos como la facilidad de acceso a la información, una mejor seguridad y el hecho de olvidarnos de disponer de un espacio físico para almacenar nuestros documentos.

Para ello, existen herramientas digitales como Unifikas que nos ayudan a gestionar digitalmente nuestra documentación, accediendo de forma segura, teniendo un histórico de todas las versiones y, en definitiva, garantizándonos el cumplimiento de la norma o normas ISO que sean de nuestro interés.

5. Controla el acceso y la seguridad

Establecer niveles de acceso claros para los documentos nos ayudará a proteger la información confidencial.

Solo el personal autorizado debe tener acceso a ciertos documentos. Además, es fundamental implementar medidas de seguridad robustas para proteger los documentos contra accesos no autorizados, pérdida de datos y ciberataques.

En este punto, nuevamente juegan un papel fundamental aquellas herramientas o Software que cuentan con funcionalidades de este tipo.

6. Sigue y actualiza los documentos

Los documentos deben revisarse y actualizarse regularmente para asegurarnos de que la información está siempre al día y en conformidad con las Normas ISO.

Un sistema de control de versiones es fundamental para mantener el registro de todos los cambios y ediciones que realicemos.

Las auditorías internas periódicas también son esenciales para identificar posibles fallos en la gestión documental y asegurar que todos los procesos cumplan con los requisitos normativos.

Archiva los documentos ágilmente con un Software

Gestionar todos estos aspectos a la hora de archivar los documentos de nuestra empresa puede ser complejo y llevarnos mucho tiempo.

Es en este punto donde habrás podido ver que, herramientas o Software como Unifikas, simplifican enormemente este proceso.

Con Unifikas simplificarás la gestión de tus archivos y podrás estar al día en los requerimientos tan cambiantes que pueden llegar a tener las normas ISO.

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