Gestión Documental: Cómo hacer que sea un éxito

Según un estudio realizado por Aberdeen Group, cada trabajador dedica, de media, 67 minutos de su jornada laboral en buscar documentación necesaria para desempeñar correctamente su trabajo.

Si ponemos el ejemplo de un trabajador español, podemos observar que de los 218 días laborables que habrá en nuestro país durante este año, más de 10 días serán completamente desperdiciados en la búsqueda de información.

En el artículo de hoy te contaremos cómo puedes solventar esta problemática y llevar a cabo una gestión documental exitosa que permita que tus empleados se centren en aquellas tareas verdaderamente importantes.

Gestión Documental exitosa en 6 pasos

Si quieres que la gestión de documentos de tu organización sea todo un éxito, desde Unifikas te recomendamos que sigas los siguientes seis pasos:

1. Digitaliza tus documentos

Para esta labor te serán de gran ayuda escáneres de alta calidad o software de reconocimiento óptico de caracteres, los cuáles convertirán los documentos físicos con los que cuentas en la actualidad en archivos digitales mucho más fáciles de almacenar y, sobre todo, de buscar.

2. Almacénalos en un lugar seguro

No basta con tener nuestros documentos de forma digital, también deberemos tenerlos correctamente almacenados en un lugar seguro. Para ello, te recomendamos utilizar servidores en la nube o sistemas de gestión documental, ambos protegerán toda tu documentación de posibles pérdidas o hipotéticos accesos no autorizados.

3. Categoriza la documentación de una forma sencilla

Asegúrate de crear una categorización coherente y fácil de entender, ya que esto facilitará tanto la posterior búsqueda como el acceso rápido a esta documentación.

4. Automatiza tareas

Implementa herramientas de automatización que te ayuden a agilizar la gestión de documentos. Por ejemplo, puedes automatizar recordatorios de vencimiento de documentos o la asignación de permisos de acceso.

5. Forma a tu personal para que esté capacitado

Si queremos tener completamente optimizada la gestión documental de nuestra empresa, la formación de nuestro personal es un aspecto que no debemos pasar por alto. Tendremos que asegurarnos de que nuestros empleados y empleadas están capacitados en las mejores prácticas a nivel de gestión de documentos, además de disponer de unas pautas en cuanto a la seguridad de la información.

6. Monitoriza todo el progreso

Seguramente habrás oído que la constancia es la clave del éxito. Realizar un seguimiento regular de tus procesos en materia de gestión documental y buscar oportunidades de mejora te impulsarán hacia una mejora continua que hará que tu organización sea cada vez mejor.

Cómo habrás podido ver, gestionar la documentación de nuestra empresa no es difícil si tenemos claros los pasos a seguir. Sin embargo, es todavía más sencillo si nos apoyamos en una herramienta como la que veremos a continuación.

Utilizar una solución para la Gestión Documental

En la actualidad, la gestión de documentos digitales es mucho más sencilla gracias a la aparición de aplicaciones informáticas que nos facilitan nuestro día a día.

Estas herramientas de gestión documental traen por sí mismas funcionalidades que cubren los seis puntos que hemos visto con anterioridad, además de cubrir muchas otras que también podrían ser interesantes para nuestro negocio.

También cuentan con una alta capacidad de integración con otras aplicaciones, por lo que cada vez más empresas están apostando por este tipo de solución como complemento a las soluciones con las que ya trabajan.

Desde Unifikas, basándonos en las problemáticas actuales a las que tienen que hacer frente las organizaciones, hemos desarrollado un módulo específico para la Gestión de Documentos con el que podrás gestionar la documentación de una forma fácil y segura, distribuir los documentos sin perder mucho tiempo o clasificarlos según las categorías que defina tu organización, entre otras funciones.

Ponemos a tu disposición una demostración totalmente gratuita y sin compromiso para que puedas ver de primera mano cómo con Unifikas puedes eliminar las ineficiencias de una gestión documental que en muchos casos se vuelve tediosa e interminable.

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