La gestión documental es una actividad fundamental para el desarrollo de buenas prácticas empresariales. Supone una oportunidad para aquellas organizaciones que desean mejorar su eficiencia.

El proceso de digitalización documental implica mucho más que sustituir los documentos en papel por otros formatos electrónicos. También optimiza los procesos, tareas y actividades empresariales gracias a la gestión inteligente de la información.

Cómo digitalizarse de manera óptima

La transformación del papel a lo digital debería de ser un proceso gradual para que los trabajadores se puedan acostumbrar a la nueva forma de gestionar una organización.

Primero digitalizando los recursos de trabajo de la empresa y luego adaptándose a la gestión de estos documentos. Así, la empresa de convierte en un entorno más eficiente y competitivo.

Beneficios de la digitalización documental

Estos son los 7 mayores beneficios de la digitalización documental:

1.Aumenta la productividad

Los empleados encuentran la información que necesitan mucho más rápido. Se centran en cumplir tareas importantes y no pierden tiempo con papeleo.

2.Versatilidad de la información

Se posibilita la utilización, modificación, edición y difusión de la información recogida en cualquier momento y lugar.

3.Automatización de tareas

Se automatiza y simplifica la búsqueda de información y se minimiza la complejidad y el riesgo de documentación.

4.Ahorro de costes

Disminuye los costes del uso de papel y de elementos de impresión y se ahorra en costes de transporte, almacenamiento y gestión.

5.Democratización de la información

Se descentraliza y democratiza la información. Se guarda en archivos digitales que pueden verse de forma simultánea y desde diferentes lugares.

6.Mejora de criterio

La estructuración de la información hace que se puedan tomar mejores decisiones.

7.Mejor conservación de la información

Se garantiza la conservación de los documentos y el acceso seguro y rápido a estos.

8.Mayor y mejor colaboración

Que toda la información se encuentre en un mismo espacio hace que la cooperación y la colaboración entre empleados sea mucho más sencilla y rápida.

La importancia de la digitalización

En definitiva, a través de la digitalización documental las empresas obtendrán la ventaja competitiva de estar preparadas ante los cambios, los avances tecnológicos y las expectativas de los clientes, consiguiendo una mayor implicación de los trabajadores en la mejora continua.

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