Mapa de Procesos ISO 9001: ¿Qué es y cómo crearlo?

En la era actual, los mapas de procesos son esenciales para las organizaciones, especialmente cuando se alinean con estándares como la ISO 9001.

En este artículo exploraremos qué es un mapa de procesos ISO 9001 y cómo puedes crear uno de manera sencilla y efectiva, además de mostrarte algunos ejemplos.

¿Qué es un mapa de procesos?

Un mapa de procesos es una representación gráfica que muestra cómo se interrelacionan todos los procesos de una empresa.

Esta herramienta es clave para entender detalladamente cómo funcionan los procesos, reunir toda la información en un único lugar, identificar posibles fallos y facilitar su comprensión.

Especificidades del Mapa de Procesos ISO 9001

Al alinear un mapa de procesos con la norma ISO 9001, se busca no solo representar gráficamente los procesos de la organización, sino también asegurar que cumplan con los estándares de calidad establecidos por esta normativa internacional.

Los mapas de procesos ISO 9001 destacan por su enfoque en la eficiencia, la gestión de riesgos y la mejora continua.

Dentro del marco de la ISO 9001, los procesos se clasifican en:

• Procesos Estratégicos: Incluyen la dirección y gestión de la empresa, fundamentales para el logro de una mejora continua​​​​.
• Procesos Clave u Operacionales: Directamente relacionados con el producto o servicio ofrecido, y enfocados en la satisfacción del cliente​​​​.
• Procesos de Apoyo y Gestión: Proporcionan soporte a los procesos estratégicos y operativos, e incluyen actividades como gestión de la información, formación del personal y mantenimiento de la infraestructura​​​​.

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Creación del Mapa de Procesos ISO 9001

Al contrario de lo que puede parecer a priori, crear e implementar un mapa de procesos ISO 9001 es una tarea relativamente sencilla. Para ello, simplemente deberemos seguir estos pasos:

1. Establece el punto de partida: Identifica los actores involucrados, los objetivos y las necesidades de los usuarios​​.
2. Selecciona los Procesos Clave: Define los procesos que son fundamentales para la actividad de tu empresa​​.
3. Identifica los Procesos Complementarios y Estratégicos: Determina los procesos de soporte y aquellos necesarios para una gestión efectiva​​​​.
4. Detalla las tareas de cada proceso: Describe cada tarea, su jerarquía y orden de desarrollo​​.
5. Plasma los procesos en el mapa: Organiza los procesos estratégicamente, operativos y de soporte en el mapa, asegurando claridad y cohesión​​​​.

Ejemplo de Mapa de Procesos ISO 9001

Con estos cinco pasos definidos con anterioridad tendremos la información necesaria para realizar con éxito el mapa de procesos ISO 9001 de nuestra empresa.

A continuación vamos a mostrar un ejemplo de mapa de procesos de una organización que ha implantado correctamente un Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015.

Como podemos ver, los procesos operacionales deben aparecer en el eje central ordenados secuencialmente de izquierda a derecha, dejando los márgenes superior e inferior para los procesos estratégicos y complementarios, como consecuencia de su labor de apoyo.

Beneficios de utilizar un mapa de procesos ISO 9001

Si recuerdas, al principio de este artículo te contamos algunos de los beneficios derivados de contar con un mapa de procesos. Sin embargo, hay otros más, como verás a continuación:

• Ayuda a identificar ineficiencias: Al disponer de una representación gráfica en la que están representados los procesos es más fácil identificar problemas o cuellos de botella que se estén produciendo.
• Mejora el flujo de información: Promueve que la información sea fácil de compartir y, sobre todo, de entender. Este aspecto es clave para que todos los empleados sepan qué se está haciendo.
• Cumple con los estándares ISO: Este aspecto es fundamental, ya que ayuda a la empresa a contar con un mapa de procesos ISO 9001, lo que supone un sello de garantía.
• Identifica oportunidades: Ayuda a la organización a ver posibles oportunidades, tanto a nivel organizativo como a nivel de desarrollo de tareas.

Unifikas, un Software para gestionar los procesos

En Unifikas hemos desarrollado la herramienta Unifikas Calidad, un Software basado en el estándar ISO 9001 que te permite optimizar tu Sistema de Gestión de Calidad y dar respuesta a cuestiones tan importantes como el mapa de procesos de la empresa.

Con Unifikas Calidad podrás registrar toda la documentación asociada, definir reglas de validación y difusión, identificar los riesgos derivados de cada proceso y establecer tu plan de objetivos y su correspondiente plan de acción y seguimiento.

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