Hoy en día y como consecuencia del exponencial desarrollo normativo que se viene desarrollando en las sociedades, se ha convertido en una necesidad prioritaria por parte de las organizaciones desarrollar acciones de control de la diversa normativa que las afecta en relación con el sector en el que éstas operan.

¿Qué es la Norma ISO 37301 de Gestión de Compliance?

En primer lugar, conviene entender el contexto en el que se encuentra esta norma y cómo “nace” en 2021.

Durante los últimos años se han desarrollado sistemáticas que han ayudado al llamado cumplimiento legal o compliance empresarial. Es por esto por lo que en 2014 nació la Norma ISO 19600 (antecesora a la Norma ISO 37301), la cual delimitó una serie de directrices y recomendaciones que, como guía, ayudaban a las organizaciones al planteamiento de una sistemática organizada para controlar y gestionar el volumen de normativas y legislaciones que debían cumplir.

Desde entonces, este tipo de sistemas se han ido asentando en las organizaciones, motivando la creación en 2021 de la Norma ISO 37301. Esta norma traslada las recomendaciones existentes en materia legal a obligaciones y requisitos, con la evolución hacia un esquema certificable y reconocido internacionalmente.

¿Para qué sirve la Norma ISO 37301?

La implementación de este tipo de sistemas de gestión por parte de las empresas tiene como principales ejes, por un lado, la garantía de mantener la reputación de la entidad de cara a terceros: proveedores, clientes, administraciones, etc. y por otro lado la generación de confianza hacia esos mismos actores y hacia la sociedad en su conjunto.

¿Qué ventajas tiene su aplicación?

1. Aplica el actual esquema de alto nivel: Está diseñada bajo los esquemas de gestión de riesgos y consideración de la aplicación del ciclo de mejora continua: PDCA (Plan, Do, Check, Action). Esto facilita su integración con otras normas tales como la Norma ISO 9001 (Calidad), la Norma ISO 14001 (Medioambiente), la Norma ISO 45001 (Seguridad y salud en el trabajo) y la Norma ISO27001 (seguridad de la información).
2. Identifica las obligaciones legales: Permite delimitar y analizar tanto la normativa legal que afecta a las organizaciones como los riesgos derivados de su incumplimiento.
3. Fomenta en la entidad una cultura de Compliance: Impulsa dentro de la organización una cultura basada en valores éticos, delimitación de responsabilidades e involucración de todo el personal de la empresa.
4. Permite gestionar eficientemente un canal de denuncias: Habilita, fomenta y permite administrar adecuadamente un canal de denuncias (término conocido como whistleblowing) como punto referente del Sistema de Gestión de Compliance y con el objeto de prevenir fraudes, actividades ilícitas, etc.
5. Manda un mensaje positivo del compromiso presente en la organización: Disponer de la certificación ISO 37301 muestra tanto a la sociedad como al conjunto de partes interesadas el compromiso que se tiene con respecto al cumplimiento de los requisitos legales.

¿Qué pasos debo seguir para obtener la certificación?

De un modo similar a otras normas de referencia, como punto de partida se debe efectuar un análisis del contexto normativo que afecta y en el cual opera la organización. La revisión correcta del entorno político, social, las variables económicas, la situación de la organización y el mercado en el que se desarrolla la empresa es un requisito indispensable para comenzar la implementación de este tipo de sistemas.

La revisión de los diversos procesos, tanto operativos como de apoyo y estratégicos es otra de las actuaciones que la organización debe efectuar con el objetivo de identificar debilidades en los mismos que puedan ser la puerta de entrada a incumplimientos legales.

La valoración de todos los factores analizados, tanto externos como internos, mostrará a la organización su correspondiente mapa de riesgos y determinará el Plan de Compliance u Objetivos de Cumplimiento Legal que la empresa deberá adoptar para resolver sus debilidades detectadas.

Cabe mencionar que, tal y como ocurre en cualquier sistema de gestión, la formación y capacitación del personal se convierte en un factor clave para el éxito en la implementación y mantenimientos de este tipo de sistemas.

Unifikas: Software para ISO 37301

Toda la información obtenida en materia de Compliance tiene que ser analizada desde la perspectiva de la mejora continua, lo que conlleva que el volumen de datos sea muy elevado. De esta forma nace Unifikas Compliance, cuyo objetivo es el de integrar en sus módulos toda la información, agilizando enormemente tanto la gestión como el control de la normativa que afecta a la organización.

El control de la legislación, reglamentos, sentencias, permisos o licencias, entre otros, se ha convertido en los últimos años en una necesidad por parte de las empresas. Con Unifikas Compliance podrás gestionar de manera eficaz e integral tanto la implantación como el mantenimiento del programa de cumplimiento de tu organización, siguiendo los estándares que dicta la Norma ISO 37301.