¿Qué es un Checklist y cómo se utiliza?
¿Qué es un checklist?
La lista de chequeo o checklist es un formato creado para llevar un control en las tareas o acciones que debemos realizar en una organización, ya sea al realizar actividades repetitivas, verificar el cumplimiento de una lista de requisitos o simplemente recolectar datos de forma sistemática.
Es una herramienta muy útil para organizar el trabajo y realizar comprobaciones sistemáticas de actividades, de forma que podamos asegurarnos de que no nos estamos olvidando de ningún paso importante.
¿Para qué sirve una lista de chequeo?
Una checklist tiene las siguientes finalidades:
- Verificar que las distintas actividades de la empresa se realizan de forma correcta y en el orden establecido
- Brindar soporte en la realización de inspecciones, dejando constancia de aquellos puntos que hayan sido evaluados
- Verificar o examinar artículos de una forma detallada y con un procedimiento común
- Identificar el origen de posibles defectos de una forma sencilla
- Recopilar información de valor para posteriores análisis
¿Cómo se utiliza un checklist?
Para utilizar un checklist de forma efectiva lo primero que debemos hacer es elaborar una lista detallada de todas las tareas o acciones que debemos controlar. Es importante que la lista sea clara y concisa, de forma que se entienda perfectamente qué es lo que se debe chequear.
Una vez elaborada la lista, debemos recoger cuál es el criterio que determina su conformidad o no conformidad y con qué frecuencia se va a realizar la inspección. Finalmente, en último lugar solo tendremos que definir la persona o personas encargadas de realizar el chequeo y cuáles serán los procedimientos que se apliquen.
Siguiendo esta estructura tendremos un control estricto y total de lo que ya se ha hecho y de lo que todavía queda por hacer.
Beneficios de utilizar una lista de chequeo
El uso de listas de chequeo tiene numerosas ventajas para las organizaciones que comienzan a hacer uso de ellas. Desde Unifikas destacamos los siguientes 6 beneficios:
- Mejora en la organización y planificación
- Aumento de la eficiencia y productividad
- Reducción de errores y olvidos humanos
- Mejora en la seguridad
- Aumento de la calidad del trabajo
- Mejora en la comunicación
Tipos de checklist
En la actualidad podemos encontrar dos tipos de checklist, en función del grado de jerarquía que exista, como veremos a continuación:
- Checklist simple: Esta lista de chequeo tiene un único registro en el que todos los elementos poseen la misma jerarquía, es decir, ningún registro depende del cumplimiento de otro/s.
- Checklist múltiple: En este caso sí que existe una jerarquía entre los elementos que se muestran. Para poder completar las tareas de primer nivel, primero se deben completar las de segundo nivel, y así sucesivamente en función de los niveles que determinemos.
Ejemplos de aspectos a verificar en un checklist
Si bien es cierto que los aspectos a verificar en un checklist son diferentes en función de cada empresa, desde Unifikas vamos a mostrar una serie de ejemplos que habitualmente están presentes en la mayoría de las organizaciones.
Seguridad en el lugar de trabajo:
¿Todas las salidas de emergencia están despejadas y marcadas claramente?
¿Los extintores de incendios están en su lugar y en buen estado?
Calidad del producto o servicio:
¿Los productos o servicios cumplen con las especificaciones indicadas?
¿Los productos o servicios han pasado satisfactoriamente todas las pruebas necesarias?
Mantenimiento:
¿Se han realizado todas las tareas de mantenimiento programadas en los equipos y/o instalaciones?
¿Se han eliminado los residuos o escombros de forma adecuada?
Comunicación y documentación:
¿Se ha informado a todo el personal sobre los cambios importantes realizados en los procedimientos o políticas?
¿Se han actualizado los registros y la documentación relativa de acuerdo a estos cambios?
Cumplimiento legal:
¿Se han realizado todas las inspecciones requeridas?
¿Se han llevado a cabo acciones correctivas para solventar algún incumplimiento identificado?
Software Unifikas
Unifikas, gracias a su módulo de Auditorías ayuda a las organizaciones a simplificar la recogida de información, utilizando distintas checklist en función del tipo de auditoría que se quiera realizar.
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