La gestión eficiente de documentos es un pilar fundamental para el éxito y la organización de cualquier empresa. En este contexto, el Sistema de Gestión Documental se presenta como una solución innovadora para enfrentar los desafíos de manejo de información.

 

A continuación, exploramos en detalle qué es, para qué sirve, sus beneficios, funcionalidades, cómo implementarlo y por qué deberías considerar implementar un software especializado.

 

¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?

Un Sistema de Gestión Documental es una herramienta o conjunto de herramientas diseñadas para almacenar, gestionar y rastrear documentos electrónicos y digitales.

 

Su objetivo es centralizar la gestión de documentos de una organización para mejorar la accesibilidad, seguridad y eficiencia en el manejo de la información.

 

¿Para qué sirve el Sistema de Gestión Documental?

Este sistema sirve para optimizar los procesos de negocio relacionados con la creación, gestión, almacenamiento, conservación y entrega de documentos.

 

Facilita la colaboración y el acceso a la información, garantizando que los documentos estén disponibles para las personas adecuadas en el momento adecuado.

 

Beneficios de un Sistema de Gestión Documental 

La implementación de un Sistema de Gestión Documental aporta numerosos beneficios a cualquier organización, transformando radicalmente la manera en que se maneja la información y se realizan las operaciones diarias. Entre estos beneficios destacamos los siguientes:

 

Mejora en la Eficiencia Operativa

La eficiencia operativa se ve significativamente potenciada gracias a la digitalización y centralización de documentos. El Sistema de Gestión de Documentos minimiza la necesidad de manejar físicamente documentos, reduciendo drásticamente el tiempo que los empleados dedican a buscar y acceder a la información necesaria.

 

Seguridad de la Información

La seguridad es una de las principales preocupaciones en la gestión de documentos. Los Sistemas de Gestión Documental están diseñados con robustas medidas de seguridad que protegen los documentos contra accesos no autorizados, modificaciones, eliminaciones o pérdidas accidentales.

 

Cumplimiento Normativo

En el entorno regulatorio actual, mantener el cumplimiento con las leyes y normativas es esencial. Los Sistemas de Gestión Documental ayudan a las organizaciones a gestionar sus documentos de acuerdo con los requisitos legales y normativos.

 

Acceso y Colaboración Mejorados

Un Sistema de Gestión de Documentos facilita el acceso remoto a documentos, permitiendo a los empleados trabajar desde cualquier lugar sin perder eficiencia. Esto es crucial en el contexto actual de trabajo híbrido y remoto. La colaboración entre equipos se ve favorecida, ya que varios usuarios pueden acceder y trabajar simultáneamente en los mismos documentos, mejorando la coordinación de proyectos y la toma de decisiones.

 

Funcionalidades de un Sistema de Gestión Documental

Un Sistema de Gestión Documental moderno está equipado con una serie de funcionalidades diseñadas para optimizar el manejo de documentos en una organización.

 

A continuación, te detallamos las funcionalidades más esenciales que debería incluir cualquier Sistema de Gestión Documental:

• Almacenamiento centralizado y seguro
• Gestión de metadatos
• Control de versiones
• Búsqueda avanzada
• Seguridad y control de acceso
• Integración con otras aplicaciones
• Automatización de flujos de trabajo
• Cumplimiento y retención de documentos

 

Cómo implementar un Sistema de Gestión Documental en 5 pasos

Siguiendo los cinco pasos que te compartimos a continuación, las organizaciones pueden asegurar una transición suave y eficaz hacia una gestión de documentos más eficiente y efectiva.

 

1. Análisis de necesidades

Antes de seleccionar un sistema, es crucial comprender las necesidades específicas de tu organización. Esto implica evaluar cómo se manejan actualmente los documentos, identificar los cuellos de botella en los procesos existentes y determinar qué funcionalidades son esenciales para abordar tus desafíos únicos. Considera factores como el volumen de documentos, los tipos de documentos manejados, los requisitos de cumplimiento y seguridad, y cómo los usuarios interactuarán con el sistema.

 

2. Selección del proveedor

Con un claro entendimiento de tus necesidades, el siguiente paso es elegir un proveedor de sistemas de gestión de documentos. Busca proveedores que ofrezcan soluciones que se alineen estrechamente con tus requisitos específicos. Es importante considerar la escalabilidad del sistema, su facilidad de uso, las opciones de personalización, la capacidad de integración con otras herramientas que ya estés utilizando y el soporte técnico ofrecido por el proveedor. En Unifikas contamos con soluciones de gestión documental enfocadas en la gestión de calidad, PRL, medioambiente, seguridad alimentaria o cumplimiento normativo.

 

3. Migración de datos

La migración de documentos y datos al nuevo sistema es uno de los aspectos más críticos de la implementación. Planifica cuidadosamente esta fase para asegurar una transición sin interrupciones y sin pérdida de datos. Esto puede incluir la digitalización de documentos en papel, la estructuración de datos digitales y la asignación de metadatos para facilitar la búsqueda y recuperación. La colaboración con el proveedor en este paso es vital para aprovechar sus conocimientos y experiencia.

 

4. Formación del personal

Una vez implementado el sistema, es esencial capacitar a tus empleados en su uso efectivo. La formación debe adaptarse a los diferentes niveles de habilidad y roles dentro de la organización, asegurando que todos los usuarios comprendan cómo utilizar el sistema para realizar sus tareas diarias. Una formación adecuada es crucial para lograr la adopción del sistema por parte de los usuarios y maximizar los beneficios de la gestión documental.

 

5. Evaluación y mejora continua

Finalmente, la implementación de Sistemas de Gestión Documental no termina con su puesta en marcha; requiere una evaluación y mejora continua. Esto implica monitorear el uso del sistema, recopilar feedback de los usuarios y analizar el rendimiento del sistema para identificar áreas de mejora. Ajusta y personaliza el sistema según sea necesario para satisfacer mejor las necesidades cambiantes de tu organización y aprovechar las nuevas funcionalidades y tecnologías a medida que se desarrollan.

 

Siguiendo estos cinco pasos, podrás asegurar una implementación exitosa que mejore significativamente la gestión de documentos, aumente la eficiencia operativa y cumpla con los requisitos de cumplimiento, preparando a la empresa para el éxito a largo plazo en un entorno empresarial cada vez más digital.

 

Software de Gestión Documental

Usar un Software de Gestión Documental se ha convertido en una necesidad para las empresas modernas. Esta herramienta ofrece una solución eficiente para el manejo de grandes volúmenes de información, garantizando la integridad y seguridad de los documentos.

 

Sin embargo, cada empresa tiene unas necesidades únicas, por lo que la elección del software adecuado puede marcar una gran diferencia en la eficiencia y seguridad de tus operaciones.

 

Para saber qué Software de Gestión Documental es mejor en base a tus necesidades específicas, te invitamos a visitar nuestro artículo detallado en el que hablamos sobre ello.