La Integración de los Sistemas de Gestión

La implementación en las organizaciones de sistemas de gestión tiene como propósito el de garantizar una mejora en la propia organización o el cumplimiento de ciertos requisitos por parte de los clientes.

La integración de diferentes sistemas de gestión basados en Normas ISO está favorecida, actualmente, por la estructura de alto nivel de las diferentes normas de referencia: 9001, 14001, 45001 y 27001, entre otras. La distribución de estas normativas permite una integración sencilla de todo el análisis del contexto empresarial, la revisión de los riesgos y oportunidades, y los apartados de mejora y evaluación del desempeño.

Estos sistemas de gestión integrados ofrecen a las organizaciones una mayor amplitud de información gracias a sus cuadros de mando, los cuales incluyen indicadores de proceso que contemplan un mayor número de variables en su análisis. Esta mayor información disminuye la incertidumbre de la empresa en la toma de decisiones y planteamiento de objetivos estratégicos, e incrementa el control de los diferentes procesos (estratégicos, operativos y de apoyo) que conforman la organización. Además, existe un mayor conocimiento y control de los diferentes requisitos legales que afectan a la empresa.

Sistemas Integrados, pero incluyendo particularidades

Cabe destacar que, dentro del proceso de integración, el sistema final generado mantiene las particularidades de cada área.

De esta forma, y a modo de ejemplo, la parte ambiental recoge protocolos independientes para el correspondiente análisis de aspectos ambientales, la vertiente de seguridad y salud en el trabajo incluye la metodología de la formación específica y la normativa en relación a la prevención de riesgos laborales, y el área de seguridad de la información marca requisitos específicos para el control y la gestión de los activos de la organización.

Por el momento, la integración de los sistemas de gestión no es un requisito obligatorio en las organizaciones, existiendo empresas donde se mantienen dinámicas de control separadas y en las que se cuenta con un responsable para cada sistema. Sin embargo, este modo de actuación suele conllevar una duplicidad de recursos en la gestión y el mantenimiento del sistema, además de ofrecer un conjunto de visiones particulares de la organización desde una perspectiva sesgada.

El área de calidad, una base para la Integración de Sistemas

Como línea general, en la implementación de los sistemas integrados de gestión, la parte de calidad (bajo parámetros ISO 9001) suele aportar toda la línea organizativa del sistema. Esto se debe a que dicho referencial define todos los requisitos necesarios a implementar en la cadena de suministro de la empresa, al considerar tanto su esquema básico de procesos como su estructura general. De esta forma, quedan contemplados aspectos que van desde la gestión de proveedores hasta la administración de los procesos de apoyo, pasando por toda la dinámica de elaboración o fabricación del producto.

Generalmente y de un modo progresivo, las organizaciones van avanzando desde una primera implementación de un sistema de gestión de calidad que sigue los estándares de la Norma ISO 9001 hacia la incorporación progresiva de uno o varios referenciales, siendo cada vez más común las organizaciones con dobles referenciales: calidad y medio ambiente; y triples referenciales, donde a las dos anteriores áreas se añade la seguridad y salud laboral.

Es importante mencionar también que con el auge de las nuevas tecnologías y el aumento de los requisitos en relación a la protección de datos y salvaguarda digital de la información, la Norma ISO 27001 relativa a la seguridad de la información también se está imponiendo en el mercado como un referente a considerar, especialmente para todo el sector tecnológico y como parte de los requisitos de los proveedores de grandes y medianas empresas.

Software, un elemento clave para la integración exitosa

El incremento de datos a controlar y gestionar lleva a las organizaciones a la necesidad de ordenar y organizar la información relevante de áreas como la calidad o el medioambiente de una forma integrada, así como a garantizar tanto la incorporación de los datos como el acceso a los mismos por parte del personal de la empresa.

En Unifikas, avalados por más de 25 años de experiencia, hemos desarrollado “Unifikas Sistema Integrado”, un Software que garantiza la trazabilidad y gestión del conjunto de información y ofrece una solución a esta necesidad cada vez más demandada por las empresas.

A continuación puedes ver nuestro último caso de éxito con Barcelona de Serveis Municipals, que te permitirá comprobar cómo este Software de Gestión ha optimizado los procesos de la organización.