El enfoque basado en riesgos y las acciones preventivas

Con la revisión de las normas ISO 9001 e ISO 14001 efectuadas en el año 2015 la implementación de dinámicas preventivas de riesgos en los Sistemas de Gestión ha tomado especial relevancia. La introducción del llamado enfoque basado en riesgos ha obligado a considerar un cambio profundo en los sistemas existentes y, en especial, los de calidad.

El citado carácter preventivo ya estaba presente en el espíritu de la norma ISO 9001 por la gestión por procesos y su dinámica de diseño de indicadores de control. Esta ya confería a los sistemas de una herramienta de medición con cierto carácter de anticipación en relación con los datos que se iban recogiendo por parte de las organizaciones.

Por otro lado, la norma ya recogía las llamadas acciones preventivas que las entidades emprendían con objeto de resolver problemas futuros. Sin embargo y a pesar de esta particularidad la calidad se caracterizaba más por el aseguramiento y control que por su dinámica preventiva.

Principios del enfoque basado en riesgos

El principio o enfoque basado en riesgos plantea la necesidad por parte de la organización de analizar diferentes puntos del Sistema de Gestión teniendo en cuenta por un lado sus riesgos inherentes y por otro lado las oportunidades que puedan conllevar.

Bajo este parámetro la norma 9001 y el conjunto de sistemas de gestión actuales pasan a ser una herramienta de gestión plenamente preventiva con un marcado con carácter de anticipación de las empresas ante situaciones futuras.

Desde este planteamiento los propios procesos de la organización deben ser revisados periódicamente por parte de la entidad teniendo en cuenta la información que el propio Sistema de Gestión va suministrando vía incidencias, no conformidades o reclamaciones.

La propia estructura de procesos de la entidad, así como las relaciones entre ellos, demanda una evaluación periódica de su efectividad y necesidad de cambio.

Riesgos en los sistemas de calidad

Por otro lado, la entrada en los actuales sistemas de calidad de la valoración de los requisitos de las partes interesadas también implica efectuar un análisis desde el punto de vista de los riesgos por parte de la organización.

En este punto hasta la versión de 2015 los sistemas de calidad prestaban especial atención a las necesidades de clientes y también a sus proveedores estratégicos. Abarcan tanto los de sus materias primas importantes como aquellos subcontratistas de elevado impacto en las organizaciones.

Desde 2015 el análisis de partes interesadas se ha ampliado especialmente a los propios trabajadores de la organización, los cuales progresivamente se van convirtiendo en piezas clave de los sistemas de calidad, las propias administraciones e incluso la propia competencia. Las empresas actualmente diseñan análisis particulares dependiendo su área de negocio y la influencia de cada actor en el desempeño de la propia organización.

El análisis de contexto

Como último factor debemos considerar todo el análisis de contexto que la empresa tiene periódicamente que llevar a cabo y donde entran en juego la consideración de factores internos a la organización, así como de factores externos, siendo ésta otra de las principales novedades de los sistemas de calidad de los últimos años.

Desde el punto de vista interno las organizaciones ya venían alimentándose de la información que los propios procesos e indicadores suministraban a los sistemas de gestión y el planteamiento de objetivos de facto se efectuaba considerando esa información.  

La gran novedad ha sido la consideración de los llamados factores externos que han conllevado a muchas empresas a mirar más allá de los límites de la organización y emplear herramientas de revisión como el análisis PEST donde se analizan factores de carácter político, económico, social, tecnológico y ambientales que tienen o pueden tener influencia en el devenir de la propia organización.

Organización de la información

De un modo práctico casi todas las empresas han procedido a organizar toda la información de entrada de modo que se suele efectuar una valoración tanto de los aspectos positivos (que podrían generar oportunidades) como de los puntos negativos (que suponen un riesgo en el desempeño y la estrategia empresarial).

Dicha valoración puede efectuarse mediante diferentes criterios siendo los más generales la probabilidad de que suceda el evento definido por la valoración de impacto en la organización.

Siguiendo esta metodología las empresas obtienen una matriz donde por un lado se detallan todos los elementos de entrada que se consideran relevantes, por otro lado, se recoge la metodología de valoración de cada suceso y por último obliga a las organizaciones a detallar el conjunto de actuaciones a adoptar para aprovechar la oportunidad analizada o minimizar o eliminar el riesgo valorado. Todo el proceso sirve de puerta de entrada para el planteamiento de objetivos y mejoras estratégicas por parte de la entidad.

Conclusión

Como resumen, la integración en los sistemas de gestión de los análisis basados en riesgos ha conllevado llevar a primer plano un enfoque preventivo de dichos sistemas.

Por otro lado, la ampliación de los análisis efectuados al medio ambiente que rodea las organizaciones ha tenido como consecuencia más positiva el enlace de los sistemas de gestión de calidad actuales con la estrategia real de las empresas.

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