¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es la suma de normas y prácticas que se utilzian para organizar y administrar los documentos de todo tipo de una organización. Todas las empresas tienen que capturar, almacenar y recuperar infromación de estos documentos todos los días. Los documentos pueden tener forma de papel y formato electrónico. 

Los actuales sistemas de gestión de calidad, ambientales, de seguridad de la información, etc., tienen un punto en común: la necesidad de organizar y poner a disposición de las empresas la información que generan sus procesos. Esta organización servirá como soporte del mantenimiento de las organizaciones y de su propia evolución.

La última versión de la Norma ISO 9001, aprobada en 2015, denomina a toda la documentación que constituyen los Sistemas de Calidad como información documentada. Aunque, hay que tener en cuenta, que en los círculos de calidad se continúa manteniendo la diferencia entre los documentos del sistema de gestión (conformados por el manual), los procedimientos, las instrucciones técnicas y los registros.

La información organizacional

Las organizaciones deben controlar el conjunto de documentos externos además de su propia documentación e información generada internamente. Estos no duelen tener que ser editados por las empresas, pero afectan o se encuentran directamente vinculados con el ámbito de trabajo de la entidad.

Muchas compañías toman la decisión de apostar por un software de gestión de la calidad o una herramienta de gestión integral para que les asista en la tarea de maximizar las operaciones de utilización de la documentación almacenada bien en sus propios dispositivos o bien en sistemas de almacenamiento en la nube.

El control de la documentación

En cualquier sistema de gestión existe la necesidad de controlar los procedimientos o protocolos de trabajo. Estos definen la metodología de actuación para cubrir las necesidades determinadas por cada proceso de trabajo. Es decir, miden cómo se desarrolla en una organización las diferentes dinámicas como pueden ser las de compras, la realización de las ofertas al cliente o la pautas en la prestación del servicio.

También se incluye aquí la organización de la información recogida en los diferentes registros o formatos de trabajo por parte del personal de la empresa (pedidos de compras, control y seguimiento de datos relacionados con ofertas, pedidos de clientes, datos sobre aspectos ambientales, seguimiento de valoración de planes de emergencia, resultados de encuestas a clientes, etc.).

Los sistemas de gestión de calidad

Centrándonos en los sistemas de gestión de calidad, se han mantenido prácticamente invariables en los últimos 25 años. La necesidad de la edición, revisión y aprobación de procedimientos e instrucciones se considera como requisito necesario. Su puesta a disposición de los cargos y departamentos que están implicados en el desarrollo de lo expuesto en cada documento continúa siendo un requisito necesario de los sistemas de calidad.

Si bien este punto ha evolucionado en los últimos años desde el “formato papel” donde se editaban tantas copias documentales como fuesen necesarias a su gestión informática donde el acceso a los documentos que conforman el sistema se garantiza mediante accesos informáticos. Por otro lado, se mantienen los requisitos de identificación inequívoca de la documentación obsoleta o anulada, así como del archivo de la misma durante un cierto periodo de tiempo.

Se debe tener en cuenta que los sistemas de gestión de calidad se han ido integrando cada vez más en la dinámica operativa y estratégica de las entidades, demandado por otro lado dentro de las normas como la ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 o la ISO 45001. Esto conlleva el incremento de información que las empresas deben salvaguardar y controlar para el correcto desarrollo de sus procesos.

La digitalización documental

En relación a los requisitos de los llamados registros del sistema, la evolución de la documentación ha sido más relevante con la entrada de la informática. Esta ha hecho posible el desarrollo de dinámicas de realización de copias de seguridad de respaldo para la salvaguarda de la información, que en muchos sitios han evolucionado a copias en la nube, así como el desarrollo de diferentes perfiles en los distintos estamentos de la organización para garantizar el acceso y uso adecuado a la información recogida.

Como conclusión, el impacto del avance tecnológico de los últimos años ha hecho la digitalización documental un punto clave en el desarrollo empresarial. Además, ha generado un cambio en la visión de la calidad como elemento de gestión estratégica.  Las organizaciones se han visto en la necesidad de tener que reforzar el control de la información generada por los diferentes procesos empresariales.