Cómo plantear objetivos para que tu organización crezca
Los objetivos: factor clave en el crecimiento
Dentro de los sistemas de gestión de las organizaciones, la determinación de los objetivos se ha convertido en un factor clave dentro del proceso de mejora continua.
Sistemas de gestión de la calidad, de medio ambiente, prevención o seguridad de la información, deberían tener objetivos claros y relevantes que seguir.
En los actuales sistemas de gestión basados en normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001 o ISO 19600 el planteamiento de objetivos demanda un análisis precedente en relación al contexto empresarial en el que se mueve la organización. De este modo, la empresa debe efectuar una revisión general de sus datos y valores correspondientes, la llamada evolución de sus procesos, una revisión de las demandas o requerimientos de sus partes interesadas y un análisis de los riesgos y oportunidades a los cuales se enfrenta la entidad en su futuro próximo.
El análisis DAFO
En este punto los sistemas de gestión y especialmente los de calidad han tomado prestado una serie de herramientas ya existentes para efectuar sus análisis.
De este modo el conocido análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades) ofrece un posible y buen marco de referencia para ordenar el conjunto de factores que influyen o pueden influir en el desempeño de la organización a corto y medio plazo.
Así, todas las entradas analizadas tanto las de mercado, evolución de los procesos empresariales, aspectos ambientales,diversos datos de los sistemas de seguridad y salud, condicionantes de equipos e infraestructura, etc. quedan situados en una matriz que por un lado nos ofrece los puntos débiles de nuestra entidad y por otro los aspectos positivos que pueden ser aprovechados. Además de darnos una visión global de los factores que son internos de la organización y aquellos que tienen una característica externa a la misma.
De este análisis surgirán diferentes planes y objetivos para la mejora continua de la organización. Aquí, cabe destacar que un buen software de gestión podrá definir los indicadores específicos personalizándolos para que los responsables de área puedan medir el avance de los diferentes objetivos propuestos. Unifikas permite diseñar estos indicadores en la mejor manera posible para que cada organización pueda aumentar sus beneficios sea cual sea el resultado del análisis.
Análisis PEST
Otra de las herramientas empleadas como apoyo para la detección de factores es el llamado análisis PEST por el cual la empresa efectúa una revisión del conjunto de aspectos políticos, económicos, sociales y tecnológicos que pueden influir tanto directa como indirectamente en el desarrollo del negocio.
En gran medida sirve como punto de salida para determinar el conjunto de aspectos externos que luego son plasmados en el DAFO posterior.
Por último, todos los aspectos deben ser valorados con el objeto de delimitar su relevancia e importancia en relación a nuestra organización y estrategia general. Esta valoración ofrece aquellos puntos sobre los que la organización debería trabajar a corto y medio plazo tanto para reducir los riesgos detectados como para aprovechar las oportunidades que han sido delimitadas.
Cómo elegir los objetivos de la organización
De este modo y una vez que se conocen los aspectos de relevancia para nuestra organización se procede a la programación de los objetivos correspondientes.
Generalmente dentro de los sistemas de gestión de calidad esta programación se efectúa anualmente y coincidiendo con la realización de la revisión anual del sistema de gestión, aunque no es raro que algún objetivo se considere para un espacio de tiempo mayor.
La determinación de los objetivos del sistema de gestión demanda la programación de las actuaciones o metas asociadas a cada objetivo que constituyen las diferentes actividades que la empresa debe efectuar con el fin de alcanzar el límite propuesto. Asociado a estas actuaciones deben quedar definidos los diferentes responsables y plazos requeridos para la ejecución de dichas acciones. También deben delimitarse los plazos y marco temporal de realización de cada una de las etapas marcadas, así como sus parámetros de control y seguimiento.
Además, debe considerarse que los objetivos deben plantearse asociados a uno o varios valores de referencia de modo que sea medible y comprobable su evolución y grado de consecución posterior. En este punto entra de lleno la máxima de calidad de “todo lo que no se puede medir no se puede mejorar”. Este punto facilitará el marcaje de las diferentes fases de actuación, así como la valoración final del grado de consecución.
La influencia de los recursos en la puesta de objetivos
Reseñarse que un aspecto importante en el planteamiento de los objetivos es la determinación de los recursos necesarios para la consecución de las diferentes etapas o metas delimitadas.
La empresa debe revisar cuales son las necesidades tanto de infraestructura como de conocimientos que son necesarias para llevar a cabo las acciones programadas.
Se debe determinar si se precisan recursos externos tales como formación, consultoría, actuación de ciertos proveedores o se tiene la capacidad interna para el desarrollo de las actuaciones. Este punto condiciona en gran medida la delimitación de las etapas a “cubrir” en el desarrollo de las acciones propuestas y puede ser clave, y en muchos casos lo es, en el planteamiento del marco temporal del desarrollo de algunos de los objetivos planteados.
Control de los objetivos
Debe considerarse que los actuales sistemas de gestión demandan además del control de la evolución de los objetivos a lo largo del año (o periodo planificado) su revisión final comprobándose su grado de consecución y el análisis en aquellos casos donde no se ha alcanzado el horizonte planteado.
El correcto planteamiento de los objetivos demanda, por un lado, su alineación con la estrategia general de la organización y por otro lado su planificación de un modo ordenado y estructurado que garantice la ejecución de las medidas asociadas contando con los recursos de la empresa considerándose uno de los puntos más relevantes en el ciclo de mejora continua y en la evolución de las organizaciones.
Software de gestión para el cumplimiento de objetivos
Gracias a su capacidad de crear y añadir información personalizada, el software de gestión de Unifikas permite clasificar los diferentes elementos evaluados para poder analizarlos desde un punto de vista DAFO o PEST. Su configurador de consultas e indicadores permitirá definir tantos indicadores como sea necesario para realizar un seguimiento preciso y adaptado de los diferentes objetivos planteados. Además, podrás gestionar las normas ISO y asegurar su cumplimiento y mantenimiento de la manera más fácil.