Dentro de las diferentes herramientas con las que cuentan los Sistemas de Gestión, la ejecución de auditorías puede considerarse una de las más potentes.

 

Llevar a cabo una revisión general del conjunto de la sistemática implementada por parte de una organización (ya sea para el área de calidad, medio ambiente, seguridad y salud…) aporta información muy valiosa para los líderes de la organización.

 

¿Qué tipos de auditorías existen? 

Para el análisis de los Sistemas de Gestión existen dos tipos de auditorías: internas y externas (o de certificación).

 

Auditorías internas

Son efectuadas por la propia organización, con el objetivo de revisar el sistema implementado y comprobar su grado de implementación en la empresa.

 

Si quieres saber más sobre este tipo de auditoría, te invitamos a leer este artículo en el que hablamos detalladamente sobre sus aspectos relevantes, sus seis principios o el porqué de su importancia.

 

Auditorías externas

Se efectúan por parte de las entidades correspondientes, con objeto de acreditar el sistema implementado y mantener por parte de la organización su certificación en la norma correspondiente.

 

¿Cuáles son las diferencias entre una auditoría interna y externa?

Son varios los aspectos que diferencian a las auditorías internas y externas, tal y como veremos a continuación:

 

Obligatoriedad

Como podemos intuir, una auditoría interna es voluntaria, ya que es interés de la propia empresa el realizarla para poder conocer cuál es su situación y optimizarla al máximo. Si bien es cierto que no es obligatoria su realización, es muy recomendable.

 

Sin embargo, en el caso de las auditorías externas el escenario es distinto, ya que el proceso de auditoría también puede ser contratado por un tercero, siendo en estos casos obligatoria su realización. Esta práctica es habitual en empresas de gran tamaño.

 

Objetivos

Una auditoría interna ayuda a optimizar el funcionamiento de la organización, identificando tanto aquellos procesos que funcionan correctamente como los que necesiten de mejoras.

 

En el caso de la auditoría externa, a esto se suma la necesidad de querer identificar irregularidades que puedan conducir hacia incumplimientos normativos y, por tanto, sanciones.

 

Este último tipo de auditoría es muy útil, además, para accionistas e inversores, ya que les ayuda a conocer cuál es la situación de la compañía, otorgándoles una mayor confianza.

 

Equipo auditor 

En el caso de las auditorías internas son los propios empleados (normalmente relacionados con las áreas financiera u operativa) los que llevan a cabo el proceso, mientras que las auditorías externas son realizadas por personas ajenas a la organización.

 

Este hecho repercute directamente en la entrega de los informes, ya que en el primer caso los hallazgos son enviados a la empresa y en el segundo caso estos son entregados a la parte que haya contratado la auditoría (como mencionamos en el punto anterior, accionistas o inversores).

 

Gestión del Principio de Independencia

Cabe destacar, para ambos tipos de auditorías, que la realización de auditorías debe respetar en todo momento el principio de independencia, es decir, no debe existir ningún tipo de interés o influencia en el equipo auditor, de forma que no se encuentre alterada su objetividad.

 

Este punto es bastante sencillo de gestionar en las auditorías externas, sin embargo, en las auditorías internas efectuadas por las empresas se tiene que prestar atención a este punto, ya que se debe garantizar que un auditor no revise su propio trabajo.

 

Para solventar esta posible problemática, las entidades suelen trabajar con equipos mixtos, donde diferentes personas de la organización que están capacitadas auditan áreas con las que no tienen relación.

 

Periodicidad

Aquellas organizaciones que deciden llevar a cabo una auditoría interna pueden realizarla cuando estimen oportuno, mientras que, en el caso de una auditoría externa, esta se suele llevar a cabo coincidiendo con el año fiscal, de forma que se puedan comparar ambas fuentes de información.

 

Formato del informe

Por su parte, el informe realizado en base a los resultados obtenidos en la auditoría interna no tiene que seguir ningún formato o estándar específico, hecho que difiere para las auditorías externas.

 

En este último caso, si que se tienen que seguir ciertas pautas, como por ejemplo seguir una estructura de párrafos: identificación de documentos, estados financieros, resultado de la auditoría y cierre.

 

Cómo gestionar las auditorías de una forma sencilla

Toda la dinámica asociada a la programación, planificación y realización de informes de auditoría, así como las posteriores acciones correctivas llevadas a cabo generan una gran cantidad de documentación que debe ser controlada dentro del Sistema de Gestión correspondiente.

 

Para garantizar dicho control, la trazabilidad entre la diversa información documentada y un acceso fácil y seguro, en Unifikas hemos desarrollado un Software que garantiza un ahorro de tiempo y costes a través de una única herramienta orientada en certificaciones como ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, Norma BRC o Norma IFS.

 

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