Las 4 claves del Ciclo de Mejora Continua

Las 4 claves del Ciclo de Mejora Continua
21 / 04 / 2022

¿Qué es el ciclo de mejora continua?

El ciclo de mejora continua constituye el pilar fundamental de los actuales sistemas de gestión. La correcta programación de los procesos, su ejecución según lo propuesto, el análisis de la información recogida y el replanteamiento de acciones constituyen la base de la evolución del desempeño de las organizaciones actuales.

 

Plan, Do, Check, Act

Conocido como ciclo PDCA por su siglas en inglés P (Plan), D (Do), C (Check) y A (Act) y traducido al español como PHVA (planificar, hacer, verificar y actuar), su desarrollo fue efectuado por Walter A. Shewhart considerado como el padre del control estadístico de procesos aplicado a la calidad. Posteriormente dicha metodología fue asumida por William E. Deming y desarrollada en sus trabajos sobre calidad, llegándose a considerarse el ciclo de mejora continua como Ciclo de Deming*.

Nota*. Reseñarse que Deming nunca se “apropió” del ciclo de Shewhart y siempre lo consideró generado por su maestro y mentor.

El ciclo de mejora continua se basa en cuatro puntos que evolucionan secuencialmente y que integran la “rueda de mejora”: planificar, hacer, verificar y actuar.

 

1.    Planificar

La planificación conlleva la realización de un análisis previo del proceso, contexto, objetivo, etc. que pretende ser desarrollado por la organización. Por ejemplo, en las implementaciones de los sistemas de gestión certificados, el fin último es la integración de los puntos de la norma de referencia en la actividad diaria de la entidad y la consecución última del certificado correspondiente: ISO 9001, ISO 14001, ISO 19600, ISO 27001, ISO 45001, BRC o IFS. La planificación conlleva la programación de los diferentes pasos a cubrir considerando los recursos necesarios y las necesidades que puedan presentarse para la consecución de la meta final.

 

2.    Hacer

Hacer constituye el segundo paso del ciclo y nos lleva a pasar a la acción desarrollando las etapas expuestas. En este punto la organización coordina sus actividades y recursos para ir acercándose al objetivo propuesto. En el ejemplo definido anteriormente este “paso” nos sitúa en los procesos de análisis real de la organización, la realización de la formación asociada, la generación de los procedimientos, la determinación de la frecuencia de reuniones, etc.

 

3.    Verificar

Verificar. El tercer punto conlleva la realización de chequeos y revisiones donde se determina y compara el estado de la evolución real de proceso con la situación planificada inicialmente. Esta fase determina los errores o fallos en el proceso de definido y situaciones que se desvían del camino trazado. El análisis de brechas entre lo que estamos consiguiendo y lo programado inicialmente suele ser la herramienta empleada para delimitar la situación real de la entidad. Dentro de nuestro ejemplo la realización de auditorías internas y revisiones generales determinan la información correspondiente del estado de dicha desviación, en muchas ocasiones estas revisiones se efectúan por terceros para garantizar la objetividad.

 

4.    Actuar

Actuar constituye la última fase de la rueda de mejora. Siguiendo a la verificación efectuada donde se han delimitado los apartados a reorganizar se proceden a aplicar las correcciones de modo que se reprograma el planteamiento inicial. En nuestro ejemplo el análisis de los informes o revisiones determinan el conjunto de desviaciones u observaciones que se han detectado. Su análisis y adopción de medidas conlleva la delimitación de los ajustes necesarios por parte de la organización para garantizar el cumplimento del objetivo inicial.

 

El proceso de mejora continua

El proceso de mejora continua por definición carece de final. En su aplicación de las organizaciones dentro de los sistemas de gestión, y especialmente en los de calidad, las organizaciones van planteando anualmente objetivos y metas dentro de su estrategia general que llevan asociados sus etapas y recursos correspondientes. Los propios Sistemas tienen definidos sus controles tanto vía control por indicadores como reuniones periódicas donde se va comprobando la evolución de dichos objetivos y se gestiona la información recogida de modo que se superen las dificultades registradas y se trabaje en pos de los fines planteados inicialmente.

 

Las organizaciones y el ciclo de mejora continua

La implementación en las organizaciones del ciclo de mejora continua conlleva una optimización en el empleo de sus recursos. Los actuales sistemas de gestión de calidad que aplican el ciclo de mejora continua tienen como premisa básica que al elevar la calidad en las empresas se tiene asociada una reducción de costes como consecuencia de la reducción de errores y la mayor adecuación de tiempos y materiales. La consecuencia es un incremento de la productividad que imprime un mejor posicionamiento en el mercado.

Actualmente el ciclo de mejora continua es aplicado por las organizaciones en diferentes actuaciones donde se precisa de una programación previa y una comprobación final de resultados. Abarca el diseño, realización y valoración 360º de actuaciones formativas, está totalmente integrado en la gestión de proyectos empresariales en sus fases de diseño y desarrollo y la necesidad de ir validando las diferentes etapas.

 

Forma parte de la dinámica de planteamiento y gestión de los objetivos empresariales mediante la aplicación de metodología SMART y similares y se sitúa como referente fundamental de la dinámica de trabajo de cualquier Sistema de Gestión tanto de calidad, como de medio ambiente, de salud y seguridad laboral, de seguridad de la información, etc.

 

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